Dankzij de RPA-flow hebben de gemeenten Horst aan de Maas en Venray een grote stap gezet in de digitale transformatie. De medewerkers kunnen zich nu focussen op hun kerntaken, ondersteund door slimme technologieën die hun werk makkelijker en efficiënter maken. Benieuwd hoe een RPA-flow werkt? Bekijk dan de video!
Dromen voor de toekomst
Shannon ziet de toekomst positief tegemoet: “De basis is gelegd. In de toekomst willen we de robot meer laten oppakken en zelfs leren nadenken met AI. Een droom zou zijn als Kofax en Vris rechtstreeks gekoppeld worden, waardoor de robot overbodig wordt. Tot die tijd blijven we met veel plezier gebruik maken van onze robot.”
Samenwerking
Een belangrijke factor voor het succes van dit project was de samenwerking tussen de verschillende teams. “De samenwerking was cruciaal,” zegt Anneloes. “Iedereen dacht mee en bracht goede ideeën in. Dit heeft gezorgd voor een vlotte doorlooptijd en constructieve oplossingen.”
Geen echte robot
Automatisering van handwerk
Verbeterpunten
Natuurlijk kent elke nieuwe implementatie zijn uitdagingen. “In het begin hadden we wat kinderziektes,” geeft Anneloes toe. “Soms moet je dingen ervaren om ze te kunnen verbeteren. We hadden bijvoorbeeld een foutmelding in het proces gemist. Daardoor worden sommige bezwaren niet goed geregistreerd. Dit lossen we snel op.”
Uniformiteit en snelheid
Net als Anneloes vindt Bart het prettig werken met de robot: “De robotisering zorgt voor een meer uniforme verwerking. Ons scan- en registreerprogramma Kofax begeleidt ons in dit proces. Daardoor hebben we nu écht een standaard manier van werken. Ik merk dat er meer flow in het werk komt. Voorheen kostte het veel tijd om bestanden handmatig te openen, lezen en hernoemen. Nu kan ik het sneller en efficiënter afhandelen.”
Bart Hendrix, werkt in de postkamer bij gemeente Horst aan de Maas: “Wij controleren de WOZ-bezwaren die binnenkomen via de mail en post. Deze sturen we door naar de afdeling van Anneloes. Dat gebeurde altijd handmatig. In eerste instantie schrok ik toen ik hoorde dat een deel van dit proces gerobotiseerd zou worden. Dat betekende dat we in de postkamer de gegevens anders moeten registreren. Ik dacht dat het zou leiden tot meer werk. Maar gelukkig valt de impact op de postwerkzaamheden juist mee: de benodigde registratietijd blijkt beperkt.”
Shannon Janssen, projectleider en I-adviseur, legt uit wat de robot doet: “De robot boekt de gegevens in het belastingensysteem VRiS in. Het is geen echte robot, maar een geautomatiseerd administratief proces door middel van een zogenaamde ‘digitale’ robot. Doordat de collega’s in de postkamer de juiste gegevens van een bezwaar meegeven, kan de robot deze lezen. Vervolgens neemt onze robot het bezwaar en de bijbehorende gegevens over in VRiS. Daarmee staat het klaar in de werkvoorraad van een medewerker. Deze beoordeelt het bezwaar op inhoud.”
Bij de gemeenten Horst aan de Maas en Venray is de digitale transformatie in volle gang. Een leuke stap hierin is de implementatie van Robotic Process Automation (RPA) voor het afhandelen van WOZ-bezwaren. Oftewel: we werken sinds kort met een robot! Deze innovatieve oplossing zorgt niet alleen voor meer efficiëntie en overzicht in het werkproces, maar ook voor tevreden medewerkers. Drie collega’s vertellen enthousiast over hun ervaringen en de impact op hun dagelijks werk.
“Sinds de robot komt alles via één kanaal binnen. De postkamer registreert de stukken op dezelfde manier. Dat is overzichtelijk en zorgt voor meer rust en betere prioriteiten. Zeker tijdens piekperiodes werkt het prettig.”
Stel ‘m gerust! Neem contact op met je proces- of informatieadviseur voor de actuele status van de projecten. Weet je niet wie dit is? Informeer dan bij je teammanager.
Dankzij de RPA-flow hebben de gemeenten Horst aan de Maas en Venray een grote stap gezet in de digitale transformatie. De medewerkers kunnen zich nu focussen op hun kerntaken, ondersteund door slimme technologieën die hun werk makkelijker en efficiënter maken. Benieuwd hoe een RPA-flow werkt? Bekijk dan de video!
Shannon ziet de toekomst positief tegemoet: “De basis is gelegd. In de toekomst willen we de robot meer laten oppakken en zelfs leren nadenken met AI. Een droom zou zijn als Kofax en Vris rechtstreeks gekoppeld worden, waardoor de robot overbodig wordt. Tot die tijd blijven we met veel plezier gebruik maken van onze robot.”
Dromen voor de toekomst
Een belangrijke factor voor het succes van dit project was de samenwerking tussen de verschillende teams. “De samenwerking was cruciaal,” zegt Anneloes. “Iedereen dacht mee en bracht goede ideeën in. Dit heeft gezorgd voor een vlotte doorlooptijd en constructieve oplossingen.”
Samenwerking
Uniformiteit en snelheid
Net als Anneloes vindt Bart het prettig werken met de robot: “De robotisering zorgt voor een meer uniforme verwerking. Ons scan- en registreerprogramma Kofax begeleidt ons in dit proces. Daardoor hebben we nu écht een standaard manier van werken. Ik merk dat er meer flow in het werk komt. Voorheen kostte het veel tijd om bestanden handmatig te openen, lezen en hernoemen. Nu kan ik het sneller en efficiënter afhandelen.”
Natuurlijk kent elke nieuwe implementatie zijn uitdagingen. “In het begin hadden we wat kinderziektes,” geeft Anneloes toe. “Soms moet je dingen ervaren om ze te kunnen verbeteren. We hadden bijvoorbeeld een foutmelding in het proces gemist. Daardoor worden sommige bezwaren niet goed geregistreerd. Dit lossen we snel op.”
Verbeterpunten
Bart Hendrix, werkt in de postkamer bij gemeente Horst aan de Maas: “Wij controleren de WOZ-bezwaren die binnenkomen via de mail en post. Deze sturen we door naar de afdeling van Anneloes. Dat gebeurde altijd handmatig. In eerste instantie schrok ik toen ik hoorde dat een deel van dit proces gerobotiseerd zou worden. Dat betekende dat we in de postkamer de gegevens anders moeten registreren. Ik dacht dat het zou leiden tot meer werk. Maar gelukkig valt de impact op de postwerkzaamheden juist mee: de benodigde registratietijd blijkt beperkt.”
Automatisering van handwerk
“Sinds de robot komt alles via één kanaal binnen. De postkamer registreert de stukken op dezelfde manier. Dat is overzichtelijk en zorgt voor meer rust en betere prioriteiten. Zeker tijdens piekperiodes werkt het prettig.”
Geen echte robot
Shannon Janssen, projectleider en I-adviseur, legt uit wat de robot doet: “De robot boekt de gegevens in het belastingensysteem VRiS in. Het is geen echte robot, maar een geautomatiseerd administratief proces door middel van een zogenaamde ‘digitale’ robot. Doordat de collega’s in de postkamer de juiste gegevens van een bezwaar meegeven, kan de robot deze lezen. Vervolgens neemt onze robot het bezwaar en de bijbehorende gegevens over in VRiS. Daarmee staat het klaar in de werkvoorraad van een medewerker. Deze beoordeelt het bezwaar op inhoud.”
Bij de gemeenten Horst aan de Maas en Venray is de digitale transformatie in volle gang. Een leuke stap hierin is de implementatie van Robotic Process Automation (RPA) voor het afhandelen van WOZ-bezwaren. Oftewel: we werken sinds kort met een robot! Deze innovatieve oplossing zorgt niet alleen voor meer efficiëntie en overzicht in het werkproces, maar ook voor tevreden medewerkers. Drie collega’s vertellen enthousiast over hun ervaringen en de impact op hun dagelijks werk.
Stel ‘m gerust! Neem contact op met je proces- of informatieadviseur voor de actuele status van de projecten. Weet je niet wie dit is? Informeer dan bij je teammanager.
