nieuwe SITUATIE

OUDE SITUATIE

Het vervolg

Het Innovatielab monitort alle bevindingen nauwkeurig met het oog op doorontwikkeling. De app levert meestal tijdswinst op, nog niet in alle situaties. Lonneke: “Voorheen verzamelde griffie alles en stuurde het naar de clustermanager. In de nieuwe situatie koppelt het secretariaat de vragen aan de juiste collega. Als deze ziek of op vakantie is, kost het meer tijd. In dit proces is wat te winnen.” Anita geeft twee andere voorbeelden: “Het compacte format past niet altijd voor politiek gevoelige onderwerpen. Deze hebben vaker een uitgebreidere vraag en antwoord nodig. Daarnaast kunnen raadsleden alleen technische en politieke vragen indienen via de app. We zien kansen om bijvoorbeeld de techniek van de app ook in te zetten bij vragen rondom de begroting.”

Ook in Venray bleef het succes van de fractievragen-app niet onopgemerkt. “De griffie in Venray is heel enthousiast”, lacht Anita. “Het werkproces in Venray is natuurlijk anders dan in Horst. Maar de techniek staat, dus de basis kunnen we gebruiken.”

“Het blijft pionieren”, besluit Anita: “We hebben iets moois neergezet voor vaak voorkomende handelingen. Ik ben ervan overtuigd dat medewerkers het niet beter kunnen doen dan de slimme techniek van een gebouwde applicatie!”

Snellere processen

“Het mooie van deze oplossing is dat de vraagbeantwoording sneller en gemakkelijker verloopt”, licht Lonneke toe. “Eerder wachtten we totdat de inschrijving voor vragen verstreken was alvorens we de vragen doorstuurden. Dat gaat nu sneller. Medewerkers krijgen een seintje per mail zodra er een vraag gesteld is voor hen. Daardoor hebben zij meer tijd voor de beantwoording. Bovendien zien we dat vragen sneller beantwoord worden. Vroeger vragen stellen, betekent dus eerder antwoord krijgen. Maar, de praktijk leert dat de meeste vragen pas in het weekend voorafgaand aan de vergadering gesteld worden. Hier zit dus ruimte voor verbetering.”

Sinds april 2023 is de app in gebruik. “De techniek ligt er en de werkprocessen zijn duidelijk”, vertelt Lonneke “Het vroeg natuurlijk wat van collega’s omdat de werkprocessen op de schop gingen. Nu de app een tijd in gebruik is, waardeert iedereen de app steeds meer: processen verlopen sneller, overzichtelijker en minder foutgevoelig.”

De uitdaging

Het resultaat

“In het proces waren veel betrokkenen: raadsleden, griffie, secretariaat en medewerkers van de organisatie”, vervolgt Anita. “De verschillende wensen van alle stakeholders maakten het soms lastig om het voor iedereen optimaal in te richten en elkaar te vinden. Toch is het gelukt om alle rollen en werkprocessen boven tafel te krijgen. Met deze analyse hebben we invulformulieren opgesteld: een app voor de vragen van raadsleden en een interne lijst voor collega’s. Dit komt samen in de nieuwe online omgeving. In deze omgeving zie je alleen datgene waarvoor je gemachtigd bent. Fractieleden zien niet alles wat medewerkers zien. En portefeuillehouders kunnen met de organisatie samenwerken en overzicht houden.”

Hoe een simpele vraag in Horst aan de Maas leidde tot een app voor fractievragen met vele voordelen

De opgave

“Twee keer per maand vindt er een voorbereidende gemeenteraadsvergadering plaats. Voor deze vergadering mogen fractieleden vragen stellen”, vertelt Lonneke. “Griffie bundelde deze vragen en stuurde een mail met een Word-bestand naar de hele organisatie. Medewerkers mailden het antwoord naar de betreffende portefeuillehouder. Aan de secretaresses de taak om alle vragen en antwoorden weer te bundelen in het Word-bestand. Een tijdrovend en foutgevoelig knip-en plakwerk - dat kon vast eenvoudiger!”

De vraag van Lonneke en haar collega’s kwam terecht op het bureau van Anita Mandic, adviseur Microsoft 365. “Na het ontleden van de behoefte en de processen, groeide de kleine vraag van Lonneke uit tot iets groters. Het bleek dat we het hele werkproces rondom gemeenteraadsvragen konden verbeteren”, vertelt Anita. “Dit resulteerde uiteindelijk in een fractievragen-app.”

Het startte met een simpele vraag… Directiesecretaris Lonneke Peeters van gemeente Horst aan de Maas vroeg zich af of het vele knip- en plakwerk gemakkelijker kon. Voor elke gemeenteraadsvergadering bundelden de secretaresses vraag en antwoord per portefeuillehouder. Handmatig. Lonneke klopte aan bij het Innovatielab. Dit mondde uit in een heuse app voor fractievragen.

dankzij handige app
Knip- en plakwerk raadsvragen verleden tijd

Stel ‘m gerust! Neem contact op met je proces- of informatieadviseur voor de actuele status van de projecten. Weet je niet wie dit is? Informeer dan bij je teammanager.

Heb je
een vraag?

nieuwe SITUATIE

OUDE SITUATIE

Het Innovatielab monitort alle bevindingen nauwkeurig met het oog op doorontwikkeling. De app levert meestal tijdswinst op, nog niet in alle situaties. Lonneke: “Voorheen verzamelde griffie alles en stuurde het naar de clustermanager. In de nieuwe situatie koppelt het secretariaat de vragen aan de juiste collega. Als deze ziek of op vakantie is, kost het meer tijd. In dit proces is wat te winnen.” Anita geeft twee andere voorbeelden: “Het compacte format past niet altijd voor politiek gevoelige onderwerpen. Deze hebben vaker een uitgebreidere vraag en antwoord nodig. Daarnaast kunnen raadsleden alleen technische en politieke vragen indienen via de app. We zien kansen om bijvoorbeeld de techniek van de app ook in te zetten bij vragen rondom de begroting.”

Ook in Venray bleef het succes van de fractievragen-app niet onopgemerkt. “De griffie in Venray is heel enthousiast”, lacht Anita. “Het werkproces in Venray is natuurlijk anders dan in Horst. Maar de techniek staat, dus de basis kunnen we gebruiken.”

“Het blijft pionieren”, besluit Anita: “We hebben iets moois neergezet voor vaak voorkomende handelingen. Ik ben ervan overtuigd dat medewerkers het niet beter kunnen doen dan de slimme techniek van een gebouwde applicatie!”

Het vervolg

Snellere processen

“Het mooie van deze oplossing is dat de vraagbeantwoording sneller en gemakkelijker verloopt”, licht Lonneke toe. “Eerder wachtten we totdat de inschrijving voor vragen verstreken was alvorens we de vragen doorstuurden. Dat gaat nu sneller. Medewerkers krijgen een seintje per mail zodra er een vraag gesteld is voor hen. Daardoor hebben zij meer tijd voor de beantwoording. Bovendien zien we dat vragen sneller beantwoord worden. Vroeger vragen stellen, betekent dus eerder antwoord krijgen. Maar, de praktijk leert dat de meeste vragen pas in het weekend voorafgaand aan de vergadering gesteld worden. Hier zit dus ruimte voor verbetering.”

Sinds april 2023 is de app in gebruik. “De techniek ligt er en de werkprocessen zijn duidelijk”, vertelt Lonneke “Het vroeg natuurlijk wat van collega’s omdat de werkprocessen op de schop gingen. Nu de app een tijd in gebruik is, waardeert iedereen de app steeds meer: processen verlopen sneller, overzichtelijker en minder foutgevoelig.”

Het resultaat

“In het proces waren veel betrokkenen: raadsleden, griffie, secretariaat en medewerkers van de organisatie”, vervolgt Anita. “De verschillende wensen van alle stakeholders maakten het soms lastig om het voor iedereen optimaal in te richten en elkaar te vinden. Toch is het gelukt om alle rollen en werkprocessen boven tafel te krijgen. Met deze analyse hebben we invulformulieren opgesteld: een app voor de vragen van raadsleden en een interne lijst voor collega’s. Dit komt samen in de nieuwe online omgeving. In deze omgeving zie je alleen datgene waarvoor je gemachtigd bent. Fractieleden zien niet alles wat medewerkers zien. En portefeuillehouders kunnen met de organisatie samenwerken en overzicht houden.”

De uitdaging

“Twee keer per maand vindt er een voorbereidende gemeenteraadsvergadering plaats. Voor deze vergadering mogen fractieleden vragen stellen”, vertelt Lonneke. “Griffie bundelde deze vragen en stuurde een mail met een Word-bestand naar de hele organisatie. Medewerkers mailden het antwoord naar de betreffende portefeuillehouder. Aan de secretaresses de taak om alle vragen en antwoorden weer te bundelen in het Word-bestand. Een tijdrovend en foutgevoelig knip-en plakwerk - dat kon vast eenvoudiger!”

De vraag van Lonneke en haar collega’s kwam terecht op het bureau van Anita Mandic, adviseur Microsoft 365. “Na het ontleden van de behoefte en de processen, groeide de kleine vraag van Lonneke uit tot iets groters. Het bleek dat we het hele werkproces rondom gemeenteraadsvragen konden verbeteren”, vertelt Anita. “Dit resulteerde uiteindelijk in een fractievragen-app.”

De opgave

Het startte met een simpele vraag… Directiesecretaris Lonneke Peeters van gemeente Horst aan de Maas vroeg zich af of het vele knip- en plakwerk gemakkelijker kon. Voor elke gemeenteraadsvergadering bundelden de secretaresses vraag en antwoord per portefeuillehouder. Handmatig. Lonneke klopte aan bij het Innovatielab. Dit mondde uit in een heuse app voor fractievragen.

Hoe een simpele vraag in Horst aan de Maas leidde tot een app voor fractievragen met vele voordelen

dankzij handige app
Knip- en plakwerk raadsvragen verleden tijd

Stel ‘m gerust! Neem contact op met je proces- of informatieadviseur voor de actuele status van de projecten. Weet je niet wie dit is? Informeer dan bij je teammanager.

Heb je
een vraag?